【FAXを送るときの注意点】と責任の所在

fax paper

「おーい、今から出かけるから、この書類を○○会社の△△さんにFAXしておいてくれーっ。」

こういう依頼、会社でよく見る光景ですよね。

こんなとき、あなたはどう対応しています?

丁度今、事務所のデスクに積み上げられた書類に目を通していたところです。

本社からのFAXを見ると、「発信元 A/B」
自社なので分かりますが、AもBも人の名前でAが上司Bが部下でした。

まぁきっと、「AとBが担当です。内容への質問はこの両者いずれかへどうぞ。」といったところなのでしょうか。但し、よく分かりません。

先ほどの質問に戻ります。

仮定ですがこのFAX、Aが出かけ間際にBに頼んだFAXだったとしたらどうでしょう?

私がBならこうします。

1案「発信元A代理B」と書く。

もしくは

2案「発信元B」として「本件、Aの指示に基づきFAXさせて頂きます。」と書き添えます。

・・・何が言いたいのか?

つまり、「Aの意志を受けた代理だけれども、その送信に関しては私Bがしっかり責任を持ちますよ。」という意思表示をしましょうという話です。

もちろん到着確認の電話も入れますし、Aは外出だが質問などがあれば代わりに受けるか取り次ぐ用意があることを告げます。

なぜこういう事を言うのか?

「発信元A」とだけ書いて知らんぷりを決め込むBさんが世の中には多いのです。

受信者として「Aさん居らっしゃいますか?先ほど頂いたFAXの件で聞きたいことがあります。」と先方に電話して、「Aは出張していますが・・・?」なんてやられる事が多いのです。

それをやられたら、けっこうイヤじゃないですか?

先方にも失礼ですよね?

というわけで、

「自分の仕事には責任を持って!たとえそれがFAX一つでも、プライドを持って仕事をしてみて下さい。」という話でした。

以上です。

 

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